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4.1.
Perchè un CMS?
Su di un livello
L'introduzione della tecnologia client/server e del calcolo distribuito ha portato con sé un'accellerazione della tendenza di dare agli utenti un maggior controllo e possibilità di accesso ai loro dati.
I CMS hanno anche spostato il controllo dalle mani dei programmatori (in questo caso il dipartimento IT o webmaster) a quelle degli utenti finali, dipendenti e non, e più specificatamente i product manager, i brand manager, gli uomini del marketing e altre professionalità che creano correntemente i contenuti dei siti delle organizzazioni sia pubbliche che private.
Molte ditte o enti che nel corso del tempo si sono trovate con l'avere siti corporate di dimensioni sempre maggiori, hanno anche avuto la necessità di pagare grosse cifre per tenere questi siti aggiornati servendosi di manodopera specializzata.
Inoltre al di là delle dimensioni è cresciuta in maniera esponenziale anche la complessita dei siti che sono diventati una delle principali interfacce con il mondo esterno: sia con il cliente finale, sia verso il cosiddetto business to business.
Sono perciò state implementate nuove funzionalità come il commercio elettronico o il datawarehousing e oggi i siti comprendono la descrizione dei prodotti o servizi, tool di raccolta dati, listini, casi di studio, relazioni e ricerche di mercato, rassegne stampa, informazioni per gli investitori, FAQs, informazioni per i servizi ai clienti, le comunicazioni dei e per i dipendenti, offerte speciali, formazione e assistenza.
Dovendo fare da contenitore per tutti queste informazioni spesso i siti, pur partendo come ordinato modello di chiarezza espositiva e coerenza visuale sono degenerati in un confuso labirinto non appena gli utenti hanno iniziato ad aggiungere i loro contenuti nelle varie sezioni senza sapere (e spesso badare a) quello che gli altri stavano facendo.
Anche se la sembianza di una consistenza di fondo dei dati era rintracciabile (al prezzo di molte ore passate da personale specializzato nel taglia-incolla di righe di codice) spesso non era possibile garantire che tutti i link fossero attivi e che tutte le informazioni venissero aggiornate in tempo utile.
E anche quando senza badare al dispendio di energie altrimenti utilizzabili diversamente, un sito corporate era gestito in maniera efficace e coerente, la decisione da parte di un dipartimento di cambiare in maniera radicale la propria sottosezione comportava un monte ore imponente e numerosi problemi non messi in conto in fase di ideazione.
Identificate queste sfide i conseguenti obbiettivi di un CMS a questo punto sono facilmente definibili.
La consistenza dei dati, la separazione dei contenuti dalla presentazione, della strutturazione logica del sito dalla sua rappresentazione grafica e la minimizzazione della ridondanza sono i principali motivi per i quali spesso una ditta ha una effettiva necessità di adottare un CMS. (Michael R. Bernstein, Scott Robertson, Zope Bible, New York, Hungry Minds, 2003, pp. 312-313)
In questa prospettiva il CMS è un software che permette a personale non-IT di cambiare, aggiornare, ingrandire e in pratica di apportare qualsiasi variazione ai contenuti di un sito sul quale è autenticato, in base al ruolo e al livello di accesso consentito.
Questi cambiamenti sono fattibili in maniera diretta attraverso un'interfaccia basata sui più comuni web-browser.
I CMS sono per molte organizzazioni la soluzione a tre urgenze che si sono manifestate sempre più pressanti negli scorsi tre-cinque anni:
- la pressione interna – il desiderio di creare e di gestire i contenuti in maniera più efficiente;
- la consapevolezza che la soluzione poteva essere a portata di mano senza costi esorbitanti;
- la legislazione che, dai paesi più avanzati è andata uniformandosi nel mondo intero, ha affrontato la questione dell'accessibilità alle informazioni obbligando le organizzazioni ad adeguarsi. (da
I CMS sono stati una risposta a questi bisogni e rappresentano in se stessi una soluzione a tali problemi; nel tempo si sono evoluti fino al punto in cui si trovano ora dove hanno raggiunto un'importanza strategica per le necessità operative delle organizzazioni, rispondono agli standard legislativi, hanno costi ragionevoli in forza alla disponibilità delle più svariate versioni disponibili, sono ormai prodotti stabili che garantiscono affidabilità nel tempo, sono facilmente sfruttabili e user-friendly.
Possono essere una soluzione alle necessità del lavoro collaborativo perché attraverso la strutturazione in gruppi degli utenti, la disponibilità di ruoli organizzati in maniera gerarchica e le possibili combinazioni a cui l'amministratore della sicurezza può ricorrere, l'elaborazione collettiva di documenti, la creazione di più versioni conseguenti dello stesso documento, il controllo sulla qualità e la sostanza dei contenuti prima della loro pubblicazione e per finire la loro eliminazione una volta diventati inutili e/o obsoleti è organizzata in maniera intuitiva e gestibile da personale senza conoscenze tecniche specifiche.
I vari documenti sono direttamente e immediatamente accessibili via browser non appena elaborati e, se le disposizioni in materia di sicurezza disposte dai responsabili del settore IT lo prevedono, con una semplice interfaccia basata sui browser sono modificabili.
Lo stesso discorso sulla collaborazione vale al di fuori della organizzazione specifica perché se forniti degli opportuni permessi qualsiasi soggetto può ricoprire qualsiasi ruolo e a sua volta creare, modificare o rimuovere contenuti o sezioni dei siti; i CMS sono utilizzabili per gestire intranet ed extranet.
