Adottare un CMS, il giusto CMS è una scelta strategica per l'organizzazione che vede i propri contenuti digitali, quali essi siano, divenire poco gestibili e difficilmente presentabili al pubblico e ai partner in maniera ordinata e aggiornata.

Vista l'abbondanza e la varietà delle soluzioni disponibili, oltre che la difficoltà e il costo di una retromarcia a seguito della scelta sbagliata proviamo di seguito a individuare quale può essere un esempio di Return of Investment (ROI) di un Sistema di Gestione e quali i punti critici da tenere in conto in fase di adozione.

Ecco un esempio semplificato di come può venire calcolata dal punto di vista dei costi l'opportunità di adottare o meno un sistema di gestione dei contenuti di livello medio con un costo di 40.000€ e della sua redditività distribuita su un periodo di tre anni.

FATTORI VARIABILI

IMPIEGO DI TEMPO SENZA CMS

COSTO MENSILE SENZA CMS

COSTI E RISPARMIO TOTALI

REDDITIVITÀ (ROI)

Pur se semplificato e con valore soltanto esemplificativo, questo calcolo può facilmente essere riportato, tenendo conto delle variazioni del caso, in specifiche realtà aziendali per facilitare la valutazione della reale opportunità di investire denaro e risorse nell'adozione di un Sistema di Gestione orientato alla pubblicazione.

Per CMS open source se non sono da calcolare le spese per le licenze, che spesso sono la voce più incisiva in un calcolo di questo tipo, vanno comunque tenuti in conto i costi cui si potrebbe andare incontro per l'assistenza tecnica da parte degli sviluppatori e il monte di ore che di cui i programmatori interni potrebbero aver bisogno per adattare un prodotto “preconfezionato” alle reali necessità dell'organizzazione, oltre alla possibile necessità di formazione specifica per gli utenti del sistema.

Messi in evidenza i vantaggi tecnici ed economici che può comportare l'acquisto di un sistema di gestione dei contenuti (persino se a pagamento) proviamo ora ad analizzare quali possono essere i possibili errori che in fase di valutazione di un prodotto possono venire commessi e che possono avere conseguenza niente affatto trascurabili.

Riportiamo di seguito i pericoli messi in evidenza dalla Hannon Hill Corporation che se sottovalutati rendono antieconomica e sottoutilizzabile una gestione centralizzata dei documenti.

1. AVERE BISOGNO DI UNA FEATURE SPECIFICA E SCOPRIRE CHE È UN COSTO AGGIUNTIVO – Verificare attentamente in fase di adozione (per i software a pagamento) quali funzionalità sono effettivamente comprese nelle licenze di base e quali disponibili solo come optional.

2. IL DIPARTIMENTO IT EFFETUA LA SCELTA SENZA SONDARE E COINVOLGERE CHI POI USERÀ IL CMS OGNI GIORNO – In molte organizzazioni la scelta sull'acquisto di un sistema di gestione è delegata completamente al dipartimento IT, se questo può sembrare del tutto naturale è anche importante che il personale tecnico si confronti a fondo con quelli che saranno gli effettivi utenti del sistema per non andare in contro a un prodotto che essi non siano poi in grado di utilizzare. Uno dei principali motivi per rivolgersi ad un CMS è eliminare il collo di bottiglia al dipartimento IT, assicurarsi che questo effetto venga effettivamente raggiunto.

3. NON CONSIDERARE LA FUTURA CRESCITA DIGITALE - Integrare con i software già in uso un sistema di gestione dei contenuti non è qualcosa che una organizzazione speri di fare due volte viste la complessità e gli effetti di una tale operazione. Spesso sul mercato si trovano prodotti eccessivamente specifici e con poca flessibilità per le necessità future. Quindi risulta molto importante rivolgersi verso vendors o comunità di sviluppatori solide e con una buona posizione di mercato, allo scopo di assicurarsi la possibiltà di avere assistenza per le problematiche per ora non in vista e non correre il pericolo di trovarsi nel giro di qualche anno con un prodotto obsoleto che nessuno si occupa più di sviluppare.

4. NON COMPRENDERE A SUFFICENZA L'IMPORTANZA DEI PERMESSI PER LE DIVERSE ATTIVITÀ – I permessi e i ruoli con i diversi livelli di accesso sono una delle più critiche funzionalità di un sistema di gestione, se implementata male o in modo non consapevole può permettere a utenti che non dovrebbero poterlo fare di modificare il layout del sito o di accedere a dati sensibili.

5. SBAGLIARE NEL VALUTARE IL LIVELLO DEL SUPPORTO – Una delle peggiori esperienze che possono capitare con un CMS è che quando qualcosa va storto non ci sia nessuno da chiamare per l'assistenza, questo in modo particolare per CMS open source o scontatissimi. Assicuratevi di aver valutato a fondo la qualità e la quantità di assistenza che verrà fornita in caso di reale bisogno.

6. NON CALCOLARE L'OTTIMIZZAZIONE CON I MOTORI DI RICERCA (SEO – Search Engine Optimization) - Dal momento che spesso vengono investite grosse somme di denaro per creare e mantenere il sito aziendale è fondamentale che il CMS risponda nella migliore maniera alle query degli spider dei motori di ricerca altrimenti potrebbero giacere nei database centinaia di pagine dal contenuto amazing ma lì restare inerti. Molti CMS forniscono strategie per l'ottimizzazione verso i motori di ricerca (SEO form) ma alcuni non tengono conto di una delle rpincipali funzionalità degli spider: processare gli URL e seguirli; è quindi molto importante che gli URL delle pagine siano il più possibile standard e puliti, del tipo http://www.miosito.it/prodotti/novità.html.

7. TROVARSI CONDIZIONATI DA UNO SPECIFICO FORMATO DIGITALE – Anche se a tutt'oggi la maggior parte del traffico della su protocollo HTTP e linguaggio HTML l'evoluzione della tecnologia mobile ela nascita di sempre nuovi device lascia prevedere che fra non molto tempo i navigatori della rete potrebbero richiedere i dati con un diverso formato. Di conseguenza é importante che il CMS supporti più di uno degli standard attualmente più diffusi e che promettono di essere sempre più utilizzati in futuro (in particolare XML).

8. RIMANERE PRIGIONIERI DI UN PREDEFINITO MODELLO DI TEMPLATES – La maggior parte dei sistemi di gestione forniscono un più o meno completo set di template per la creazione dei contenuti. Tuttavia può essere necessario doverne creare di nuovi ad hoc per necessità specifiche sia di design che di gestione vera e propria. Valutare quindi a fondo se i template preinstallati sono facilmente modificabili se possono essere sostituiti con altri sviluppati in proprio.

9. ESSERE IMPOSSIBILITATI AD ESPORTARE I DATI IN UN FORMATO CONFORME AGLI STANDARD – Concetti come usabilità ed accessabilità stanno guadagnando giustamente sempre nuovo credito e popolarità. Gli standard proposti dal W3C stanno sempre di più diventando quelli di fatto; qiundi può essere importante che le pagine generate possano validate conto, magari con una vista dedicata, senza richiedere eccessivo lavoro.

10. NON ESSERE IN GRADO DI ESPORTARE I DATI IN UN FORMATO STRUTTURATO ED USABILE – Prendiamo come esmpio RSS che sta iniziando a rimpiazzare come strumento più rispettoso dell'utente e della sua privacy le campagne pubblicitarie prima portate avanti con le e-mail. Sono pochi i sistemi di gestione che hanno le funzionalità per utilizzare questo canale mentre guadagna sempre più importanza. Anche se si potrebbero fare altri esempi questo significa che è necessario fare una attenta analisi dei bisogni informatici dell'organizzazione e delle possibilità di integrazione del CMS prima di procedere a una scelta che può poi rivelarsi definitiva.

Ognuno dei software disponibili sul mercato ha i suoi punti di forza, che vengono fortemente messi in evidenza dai vendors in fase di valutazione. È però importante analizzare per tempo quelle che potrebbero essere le debolezze di un sistema, possibilmente testandolo a fondo e mettendo in preventiva quelli che potrebbero essere i momenti critici che da affrontare – un esempio potrebbe essere quello della scalabilità di un prodotto ovvero del suo comportamento in caso di forte aumento del traffico o delle dimensioni dei siti nei quali è impiegato – per orientarsi il più possibile verso il giusto CMS la propria realtà organizzativa.