I sistemi di gestione dei contenuti sono nati con lo scopo di rendere gestibili ed efficaci nel modo più semplice ed economico possibile, siti e portali le cui dimensioni e complessità stavano iniziando a diventare problematiche per chi doveva occuparsene. Il continuo aggiornamento delle informazioni, la rapida obsolescenza dei layout, la complessità delle strutture dei siti, la scarsa efficacia della catena di produzione-pubblicazione dei contenuti in rete (ovvero il ping pong autore-programmatore-autore-programmatore) cui si doveva ricorrere per ogni nuova pagina, per ogni aggiornamento sono stati problemi che per essere alleviati in maniera sensibile hanno avuto bisogno di un nuovo modo affrontare la questione del come organizzare l'intero processo di creazione-pubblicazione delle informazioni e della loro gestione informatica.
I CMS orientati alla pubblicazione per il web (Web Publishing Systems) sono una combinazione di database, filesystem e altri moduli software collegati che servono per immagazzinare e rintracciare grossi moli di dati. Una delle differenze tra i sistemi di gestione orientati alla pubblicazione e i database è che i primi possono indicizzare contenuti come testi, videoclips o immagini contenuti in una base di dati cui gli  utenti potranno risalire attraverso una ricerca per keywords, autore, data di creazione ecc., i CMS possono venire utilizzati per creare portali che funzionino come dorsale per la gestione dei dati sia in entrata che in uscita e della loro rappresentazione agli occhi degli utenti del sistema.
In pratica i Content Management Systems sono programmi che si occupano di fare in modo che le unità di informazione si trovino sempre disposte, all'interno di uno spazio digitale accessibile tramite un browser, coerentemente con le regole disposte dallo staff tecnico; un software che permette di gestire ed organizzare la creazione, la  pubblicazione e la dislocazione digitale delle informazioni in maniera coerente con le necessità operative ed organizzative di un qualsiasi ente.

Una possibile definizione di CMS è:
    “A CMS is  a  tool that  enables  a variety of (centralized)
    technical and (decentralized) nontechnical staff to create,
    edit,  manage   and finally  pubblish  a variety  of content
    (such  as text, graphics,  video, and  so  on)  whilst  being
    constrained by  a  centralized  set of  rules,  process, and
    workflow  that  ensure  a  coherent,  validate  Web  site
    apparence”1

Atrraverso l'adozione di un CMS per la pubblicazione una ditta può stoccare e gestire la documentazione elettronica aziendale in modo che i dipendenti possano riutilizzare le informazioni in differenti applicazioni e contesti. Il contenuto pubblicato sul web può anche essre distriubuito a clienti e partner fuori dall'organizzazione: la core application di un CMS è la gestione dell'intero ciclo di vita dei contenuti, dalla creazione alla pubblicazione fino alle eventuali revisioni o alla cancellazione.
Un Sistema di Gestione dei Contenuti orientato alla pubblicazione web permette di dare un layout valido e coerente ad un portale, di organizzarne al meglio la struttura e contemporaneamente permette al personale non-tecnico di pubblicare, aggiornare e di avere la supervisione sui propri contenuti utilizzando una semplice ma potente interfaccia browser-based.

Prendendo come esempio una qualsiasi pagina web quale potrebbe essere quella riportata qui di seguito vediamo come si potrebbero suddividere in diversi contenuti i suoi elementi.

L'immagine in alto a sinistra, per esempio è il logo, le due righe di testo in alto a destra l'intestazione del sito, la dicitura “OROSCOPI VARI” è il titolo della sezione, il rettangolo di testo con lo sfondo grigio uno specifico oroscopo.

Ognuno di questi esempi è un contenuto, che in pratica è una qualsiasi informazione dotata di senso compiuto (es. l'intestazione) direttamente utilizzabile in un contesto adeguato che il sitema di gestione si occupa di organizzare logicamente e visivamente in modo coerente in base alle disposizioni dei programmatori e che fornisce al browser dell'utente in base alla richiesta HTTP che riceve.

I contenuti sono le grandezze elementari con le quali lavora un Sistema di Gestione.

Il trafiletto che riporta l'oroscopo dei nati del topo potrebbe a sua volta suddividersi in sottotrafiletti, le singole unità informative (ad esempio proposizioni) riunite in strutture semplici dotate di senso compiuto (ad esempio un trafiletto) vanno a formare quelli che chiameremo contenuti, cioè le grandezze elementari con le quali un utente di un CMS lavora.

L'aggregazione di contenuti semplici dà origine a contenuti complessi e lo stesso contenuto elementare può essere parte contemporaneamente di più contenuti complessi. Il CMS si occupa ad esempio di presentare all'utente finale contenuti semplici e complessi organizzati in modo da avere uno stile unitario ed ordinato logicamente. Ad esempio in una enciclopedia digitale di cucina il “soffritto di cipolla” potrebbe essere una unità di contenuto ricorrente in tutti i contenuti dove è necessario friggere un battuto di cipolle e carote per la preparazione del piatto. Con un CMS nella sottosezione /primipiatti/pastasciutta le diverse ricette potrebbero essere definite all'interno del sistema con righe di codice che tradotte in linguaggio naturale ed organizzatte in maniera intuitiva potrebbero essere qualcosa di simile:

Ogni volta che un utente richiedesse la pagina della “pasta alla amatriciana” il CMS andrebbe a recuperare i vari contenuti elementari che la compongono dove essi sono memorizzati per poi disporli sulla pagina in modo da fornire una valida ed efficace descrizione di come va preparata tale ricetta.

I contenuti possono essere creati ex novo oppure reperiti da fonti esterne, vengono poi convertiti in un formato interno al sistema, tipicamente XML, per renderli modificabili e gestibili.

Perché sia agevole il reperimento e l'aggregazione dei dati, per facilitarne il più possibile un utilizzo flessibile i contenuti vengono catalogati in base a più indici cui sono associati e che sono i metadati.

Metadati sono ad esempio la data di creazione di un documento ed il suo autore, l'argomento od il riassunto e permettono di avere i risultati migliori nelle ricerche e rendono possibile una catalogazione omogenea dei file disposti per tipologia ad uso degli operatori del CMS. È fondamentale avere un sistema di metadati completo e ben organizzato.
I metadati collegati ad un file non sono da confondere con informazioni relative allo stato del file stesso nel flusso di lavoro, dati che sono unici da sistema a sistema, ma sono informazioni stabili che si mantengono nel tempo e che sono gli stessi su sistemi diversi. Vanno standardizzati il più possibile per permettere risultati ottimali ai motori di ricerca interni ed eventualmente esterni.
Per questo è importante che a tutti i formati dei documenti siano collegati strutture di metadati, per file video potrebbero essere la durata, il soggetto, il produttore; per le immagini la risoluzione, il formato, di nuovo il soggetto e così via. Solitamente un sistema offre svariate tipologie di metadati di defoult ma deve dare la possibilità di crearne di nuovi ad hoc a seconda delle necessità e delle esigenze della specifica organizzazione.

"The association of standardized descriptive metadata with networked objects has the potential for substantially improving resource discovery capabilities by enabling field-based (e.g., author, title) searches, permitting indexing of non-textual objects, and allowing access to the surrogate content that is distinct from access to the content of the resource itself." (Weibel and Lagoze, 1997)

“L'associazione di metadati descrittivi standardizzati con oggetti in rete ha la potenzialità di aumentare sostanzialmente  le possibilità di reperire le risorse rendendo possibile la ricerca basata su campi (ad esempio autore, titolo), permettendo l'indicizzazione di oggetti non testuali, e autorizzando l'accesso a un contenuto surrogato che è distinto dall'accesso al contenuto della risorsa stessa.” da http://dublincore.org/documents/usageguide/

Lo scopo di un CMS è anche quello di gestire la pubblicazione verso l'utente finale di un insieme di contenuti su più media, quindi quello di generare automaticamente codice comprensibile sia dai “lettori braille” sia da device GPRS o UMTS sia viste stampabili o di solo testo. Attua quindi una netta separazione tra contenuti e rappresentazione, fornendo attraverso un motore opportunamente configurato diverse combinazioni degli stessi contenuti rappresentati visivamente in maniera diversa a seconda delle specifiche dei diversi dispositivi. Pur mantenedo la rappresentezione logica costante per qualsiasi genere di utente, i contenuti diventano più flessibili e godibili potenzialmente da qualsiaisi destinatario, dando la possibilità di aumentare il volume di traffico del sito, l'accesso ai prodotti e servizi e di conseguenza il volume di affari.
La possibilità di avere contenuti che siano media-neutral, cioè non dipendenti dal device sul quale saranno visualizzati o fruiti rende possibile tenere in gran conto la questione dell'accessibilità alle informazioni che fornisce all'utente anche un chiaro messaggio “sociale” sull'etica della ditta in tempi in cui i clienti sono molto sensibili a segnali di questo tipo e tutti gli indicatori danno in crescita questa tendenza.