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2.3.
Cosa sono i metadati
Su di un livello
Metadati sono ad esempio la data di creazione di un documento ed il suo autore, l'argomento od il riassunto e permettono di avere i risultati migliori nelle ricerche e rendono possibile una catalogazione omogenea dei file disposti per tipologia ad uso degli operatori del CMS. È fondamentale avere un sistema di metadati completo e ben organizzato.
I metadati collegati ad un file non sono da confondere con informazioni relative allo stato del file stesso nel flusso di lavoro, dati che sono unici da sistema a sistema, ma sono informazioni stabili che si mantengono nel tempo e che sono gli stessi su sistemi diversi. Vanno standardizzati il più possibile per permettere risultati ottimali ai motori di ricerca interni ed eventualmente esterni.
Per questo è importante che a tutti i formati dei documenti siano collegati strutture di metadati, per file video potrebbero essere la durata, il soggetto, il produttore; per le immagini la risoluzione, il formato, di nuovo il soggetto e così via. Solitamente un sistema offre svariate tipologie di metadati di defoult ma deve dare la possibilità di crearne di nuovi ad hoc a seconda delle necessità e delle esigenze della specifica organizzazione.
"The association of standardized descriptive metadata with networked objects has the potential for substantially improving resource discovery capabilities by enabling field-based (e.g., author, title) searches, permitting indexing of non-textual objects, and allowing access to the surrogate content that is distinct from access to the content of the resource itself." (Weibel and Lagoze, 1997)
“L'associazione di metadati descrittivi standardizzati con oggetti in rete ha la potenzialità di aumentare sostanzialmente le possibilità di reperire le risorse rendendo possibile la ricerca basata su campi (ad esempio autore, titolo), permettendo l'indicizzazione di oggetti non testuali, e autorizzando l'accesso a un contenuto surrogato che è distinto dall'accesso al contenuto della risorsa stessa.” da http://dublincore.org/documents/usageguide/
Lo scopo di un CMS è anche quello di gestire la pubblicazione verso l'utente finale di un insieme di contenuti su più media, quindi quello di generare automaticamente codice comprensibile sia dai “lettori braille” sia da device GPRS o UMTS sia viste stampabili o di solo testo. Attua quindi una netta separazione tra contenuti e rappresentazione, fornendo attraverso un motore opportunamente configurato diverse combinazioni degli stessi contenuti rappresentati visivamente in maniera diversa a seconda delle specifiche dei diversi dispositivi. Pur mantenedo la rappresentezione logica costante per qualsiasi genere di utente, i contenuti diventano più flessibili e godibili potenzialmente da qualsiaisi destinatario, dando la possibilità di aumentare il volume di traffico del sito, l'accesso ai prodotti e servizi e di conseguenza il volume di affari.
La possibilità di avere contenuti che siano media-neutral, cioè non dipendenti dal device sul quale saranno visualizzati o fruiti rende possibile tenere in gran conto la questione dell'accessibilità alle informazioni che fornisce all'utente anche un chiaro messaggio “sociale” sull'etica della ditta in tempi in cui i clienti sono molto sensibili a segnali di questo tipo e tutti gli indicatori danno in crescita questa tendenza.
