Molti vendor di CMS sviluppano i loro prodotti su piattaforme proprietarie.

Sono quindi disponibili praticamente sempre release per Sistemi Operativi proprietari come Windows, OS/2 e MacOSX o almeno per alcuni di essi. I CMS che vengono sviluppati come prodotti Open Source oltre a questi sono installabili anche su S.O. che seguono la stessa filosofia come GNU-Linux o Sun SOLARIS.

È opportuno poi assicurasi che il prodotto consenta una buona scalabilità. La scalabilità, nel mondo dei computer come in quello degli affari, è la qualità di un sistema di non incrementare i costi operativi o di diminuirli con il crescere del numero delle transazioni. Nel caso in cui dovrà sostenere un traffico elevato e sorga la necessità di impiegare più server il sistema di gestione deve poter venire distribuito su più macchine e sostenere in maniera adeguata le richieste che può giungere dall’esterno. Può anche essere necessario bilanciare i carichi di lavoro in maniera differenziata a seconda delle ore del giorno o di altri fattori. È quindi molto importante preventivare tali situazioni secondo le aspettative di crescita digitale di ogni organizzazione e orientarsi di conseguenza verso il prodotto che, fra quelli disponibili, dia maggior garanzie di non gettare la spugna in situazioni critiche e spesso strategiche per il corretto svolgimento del business.

Il formato in cui saranno utilizzabili i dati dal sistema è molto importante perchè formati stravaganti o proprietari possono imprigionare l'organizzazione ed impedirle un utilizzo flessibile dei propri dati, inoltre per i formati proprietari eventuali modifiche possono essere a discrezione del vendor oppure avere un costo esorbitante. Una buona soluzione adottata da numerosi CMS può essere quella di orientarsi verso standard come XML.

XML è un linguaggio completamente aperto basato su una sintassi diffusa e con una semantica potenzialmente infinita. Questo significa che chi lo usa ha bisogno di seguire una serie di regole di base ma non c’ è la necessità di piegare il proprio business a un modello predefinito di dati. L’ organizzazione avrà probabilmente una propria struttura – o semantica – e XML si estenderà con i bisogni.

Rende possibile lo scambio universale dei dati. I più disparati sistemi ed organizzazioni possono condividere dati ed informazioni attraverso XML senza esporre il proprio modello o investire in costose integrazioni. Tuttavia se un’organizzazione avrà i propri dati esclusivamente in un formato per il Web può non essere il caso di adottare tale standard perché aggiungerebbe poco o nessun valore.

L’approccio “eXtensible” tipico del linguaggio dà un controllo maggiormente granulare e più flessibile. “Il Santo Graal della gestione dei contenuti è la separazione dei dati dalla mappa del sito (“dove vivono”) e dal layout delle pagine (“come appaiono”) (da CMS Watch, The CMS Report, 2005, http://www.cmswatch.com/CMS/Report ) e XML fa esattamente questo: definisce cosa i contenuti sono e non dove e come sono disposti.

Un sistema di tag più sofisticato significa anche una maggior incisività dei metadati e una migliore efficacia dei motori di ricerca debitamente impostati.

XML è diventato la lingua franca per aggregare i più disparati contenuti. Rende più facile uniformare unità di informazioni e organizzarle in un sito o in una singola pagina. Inoltre dal lato output XML fornisce una unica sorgente, e di fatto un solo paradigma, per generare diversi formati “consumabili” come PDF, WML o per la stampa.Qualunque sia la soluzione adottata conviene comunque indirizzarsi verso prodotti che assicurino la compatibilità con i più diffusi standard industriali e quindi piattaforme come J2EE, NET, PHP etc.

Una facile integrazione fra il software già in uso e il CMS da adottare è questione importante soprattutto per organizzazioni di grosse dimensioni alle prese con extranet ed intranet estese. Può ad esempio essere necessario che un migliaio di agenti carichino in tempo reale gli ordini e che venga tenuta traccia dei pagamenti e delle commissioni. In questi casi il fattore tempo è fondamentale così come l’efficacia del sistema. Il CMS pur senza occuparsi dell’ intero processo funziona come porta di entrata di tutto il flusso di dati che poi, se non gestisce direttamente, smista ad altri software come i database per il datawarehausing o i sistemi di posta elettronica per la notifica dei più importanti cambiamenti di stato.

Va inoltre assicurata la compatibilità con i software in uso presso gli utenti finali per assicurare la piena agibilità del sistema.

Proviamo ora a riassumere i principali componenti con i quali un CMS deve poter interagire:

Web Servers: il CMS anche se in alcuni casi ne ha uno proprio deve poter girare dietro uno specifico web server già in uso quali potrebbero essere Apache, Lotus Domino, Microsoft IIS od iPlanet

Server di applicazioni: spesso i CMS sono in coppia con uno specifico server di applicazioni, questa può essere una grossa limitazione e va programmata con attenzione una eventuale migrazione verso il server fornito con il CMS.

Sistemi operativi: importante è anche la compatibilità con i più diffusi S.O. sia dal lato server sia client. Se dal lato server può essere discriminante nella scelta del prodotto, dal lato client va assicurata la piena compatibilità sia con i prodotti proprietari (Windows, Mac) sia con quelli open source per non perdere in partenza una possibile fetta di mercato.

Database: interfaccia ODBC verso database SQL standard come Oracle, MySQL, Microsoft SQL o MSDE.

Editor di testi: supportare il copia-incolla dai più comuni text editor mantenendo la formattazione dei documenti e ottimizzando il risultante HTML/XML

La maggior parte dei Sistemi di gestione garantisce l’ integrazione dei vari software via API anche se spesso prodotti open source garantiscono una migliore versatilità e possono conformarsi meglio alle necessità senza costi aggiuntivi verso il vendor.

I CMS forniscono un sistema coerente di modelli (templates) per le pagine del sito. Ogni sistema adotta un proprio caratteristico layout visuale che modificato caratterizzerà poi l’identità web dell’organizzazione e sarà parte integrante della identità del gruppo.
Nella figure di seguito abbozziamo l'anatomia di un CMS e di come viene gestita la creazione di documenti attraverso l'interfaccia basata su web browser usando a titolo di esempio uno specifico sistema di gestione orientato alla pubblicazione web open source, Plone.
Nella figura 6.1 è visualizzata la pagina home di un utente autenticato da dove il proprietario della pagina può manipolare il contenuto della sua sezione, che in questo caso, in Plone, è anche organizzato come un folder per suggerire all'utente un contesto il più possibile familiare e autoevidente.
La disposizione intuitiva degli elementi permette all'utente di tenere sotto controllo la situazione delle sue cartelle e lo stato dei documenti. Attraverso click del mouse sui tasti che attivano la creazione o la modifica degli elementi  c'è la possibilità di aggiungere tutti i tipi di formati previsti dagli amministratori.

L'utente crea la propria pagina con una semplice interfaccia testuale nella quale può inserire i propri contenuti, immagini e link. L'interfaccia supporta il copia e incolla da altri editor testuali dei quali mantiene la formattazione di base della pagina

Dopo aver inserito nella form ciò che voleva essere pubblicato, l'autore sottopone al revisore la pagina creata per l'eventuale pubblicazione definitiva.

Il revisore al momento del login troverà automaticamente una tab con evidenziati i nuovi contenuti proposti per la pubblicazione e un riepilogo sugli ultimi documenti pubblicati in modo da avere un miglior controllo sulla sezione del sito del quale è responsabile.

A questo punto dopo aver verificato la validità del documento e dopo avervi apportato le eventuali modifiche il revisore ne decide la pubblicazione cambiandone lo stato da pending a pubblic. Il revisore ha comunque il controllo sugli stati di un contenuto che può ritirare , o renderlo non visibile, quindi privato (cioè visualizzabile solamente dal proprietario) in qualsiasi momento.

La cartella home dell'utente che abbiamo utilizzato per l'esempio se richiesta da un navigatore senza permessi di accesso avrà l'aspetto della figura 5.5, con gli elementi pubblicati disposti all'interno della pagina web con le indicazioni previste dagli amministratori (proprietario e data di creazione).

Come si vede dal confronto tra le figure le varie tabelle che compaiono sulla sinistra e sulla destra dello schermo per un utente riconsciuto dal sistema (nella figura 6.3 per il revisore sono upcoming events, news, review list, navigation e recent items ) non sono invece visualizzate se a richiedere la stessa pagina è un navigatore non riconosciuto e quindi senza permessi. Le pagine infatti vengono generate volta per volta in modo dinamico dal sistema che crea il codice HTML all'occorrenza secondo le regole disposte dagli amministratori andando a recuperare i contenuti da disporre nel template prestabilito.
In questo caso è stato previsto che utenti sprovvisti di password non possano ad esempio visualizzare gli gli “upcoming events” che sono invece visibili ed editabili da chi si autentica sul sistema.
L'autore del contenuto non deve preoccuparsi di come appariranno le informazioni che sta rendendo disponibili, alla stessa maniera chi si occupa del web design, stabilito una volta per tutte quali saranno i tipi di contenuto da gestire avrà la certezza che le pagine del sito saranno coerenti con quanto disposto.
L'esempio riportato in questo capitolo segue le fasi necessarie nel flusso di lavoro per la pubblicazione all'interno di un sito di un documento, dal momento della sua creazione a quello della sua effettiva pubblicazione, seguendo l'ordine gerarchico dei cmabiamenti di stato previsti. Attraverso una serie di passaggi simili il contenuto in questione sarà poi  rivisto per successive versioni (il revisore lo ritira e modifica o reinvia all'autore per l'aggiornamento) o ritirato per essere archiviato o definitivamente rimosso.

Vediamo ora, a grandi linee, quali sono funzionalità che in un CMS orientato alla pubblicazione possono avere grande importanza e di cui tenere conto in fase di adozione. Ogni sistema di gestione ha le sue specificità e a seconda dell'impiego cui è destinato è più o meno importante la presenza di un determinato tool. Le esigenze irrinunciabili di ciascuna organizzazione venno valutate con attenzione nella fase che precede l'acquisto o l'adozione di un determinato prodotto per indirizzarsi con più sicurezza verso il software giusto per i propri bisogni.

• Consentire il copia-incolla da documenti Microsoft mantenendo automaticamente la formattazione del testo

• Possibilità di inserire link ed immagini

• Supportare la creazione di nuovi templates

• Supportare la programmazione con linguaggi aperti in modo da poter creare ad hoc i templates necessaria

• Layout flessibile per una grafica più efficace

• Open Source o basato su tecnologie aperte

• Separazione dei ruoli amministrativi e degli utenti

• Informare gli utenti via mail dei principali cambiamenti di stato

• Permessi ed accessi gestiti dagli amministratori in modo sicuro

• Compatibilità con i più diffusi web browser per consentire l'editing dei documenti

• Interfacce intuitive ed user friendly

• Disponibilità di più versioni dello stesso documento (stampabile o inviabile via mail)

• Flusso di lavoro flessibile e configurabile a piacere in modo da poter conformare il CMS sulle necessità dei processi aziendali

• Scalabilità

• Possibilità di aggiornamento e di amministrazione remota

• Categorizzazione delle informazioni

• Indicizzazione attraverso parole chiave

• Gestione di più versioni dello stesso documento

• Disponibilità di localizzazione e quindi di diverse lingue

• Utilizzo di pagine statiche dove possibilie per incrementare le prestazioni del sistema

• Importazione dinamica delle pagine da creare direttamente da un database o quando è necessario aggiornarle

• Utilità di conversione per i files

• Precisione nel mappare i contenuti e nello spigare dove essi sono situati

• Gli editor devono controllare non solo i contenuti ma anche la loro dispozione nella pagina e i collegamenti

• Tenere traccia delle variazioni apportate a un contenuto

• Consentire ove necessario il commento o la discussione su un documento

• Supportare motori di ricerca di terze parti

• Pubblicare su live server multipli

• Integrarsi facilmenti con prodotti software di terzi attraverso tecnologie standard

• Gestire foto ed immagini

• Ricerche attraverso database interni ed esterni via SQL standard

• Fornire anteprime per le immagini e riduzioni per i documenti di testo