L'introduzione della tecnologia client/server e del calcolo distribuito ha portato con sé un'accellerazione della tendenza di dare agli utenti un maggior controllo e possibilità di accesso ai loro dati.
I CMS hanno anche spostato il controllo dalle mani dei programmatori (in questo caso il dipartimento IT o webmaster) a quelle degli utenti finali, dipendenti e non, e più specificatamente i product manager, i brand manager, gli uomini del marketing e altre professionalità che creano correntemente i contenuti dei siti delle organizzazioni sia pubbliche che private.

Molte ditte o enti che nel corso del tempo si sono trovate con l'avere siti corporate di dimensioni sempre maggiori, hanno anche avuto la necessità di pagare grosse cifre per tenere questi siti aggiornati servendosi di manodopera specializzata.
Inoltre al di là delle dimensioni è cresciuta in maniera esponenziale anche la complessita dei siti che sono diventati una delle principali interfacce con il mondo esterno: sia con il cliente finale, sia verso il cosiddetto business to business.
Sono perciò state implementate nuove funzionalità come il commercio elettronico o il datawarehousing e oggi i siti comprendono la descrizione dei prodotti o servizi, tool di raccolta dati, listini, casi di studio, relazioni e ricerche di mercato, rassegne stampa, informazioni per gli investitori, FAQs, informazioni per i servizi ai clienti, le comunicazioni dei e per i dipendenti, offerte speciali, formazione e assistenza.

Dovendo fare da contenitore per tutti queste informazioni spesso i siti, pur partendo come ordinato modello di chiarezza  espositiva e coerenza visuale sono degenerati in un confuso labirinto non appena gli utenti hanno iniziato ad aggiungere i loro contenuti nelle varie sezioni senza sapere (e spesso badare a) quello che gli altri stavano facendo.
Anche se la sembianza di una consistenza di fondo dei dati era rintracciabile (al prezzo di molte ore passate da personale specializzato nel taglia-incolla di righe di codice) spesso non era possibile garantire che tutti i link fossero attivi e che tutte le informazioni venissero aggiornate in tempo utile.

E anche quando senza badare al dispendio di energie altrimenti utilizzabili diversamente, un sito corporate era gestito in maniera efficace e coerente, la decisione da parte di un dipartimento di cambiare in maniera radicale la propria sottosezione comportava un monte ore imponente e numerosi problemi non messi in conto in fase di ideazione.
Identificate queste sfide i conseguenti obbiettivi di un CMS a questo punto sono facilmente definibili.
La consistenza dei dati, la separazione dei contenuti dalla presentazione, della strutturazione logica del sito dalla sua rappresentazione grafica e la minimizzazione della ridondanza sono i principali motivi per i quali spesso una ditta ha una effettiva necessità di adottare un CMS. (Michael R. Bernstein, Scott Robertson, Zope Bible, New York, Hungry Minds, 2003, pp. 312-313)

In questa prospettiva il CMS è un software che permette a personale non-IT di cambiare, aggiornare, ingrandire e in pratica di apportare qualsiasi variazione ai contenuti di un sito sul quale è autenticato, in base al ruolo e al livello di accesso consentito.
Questi cambiamenti sono fattibili in maniera diretta attraverso  un'interfaccia basata sui più comuni web-browser.
I CMS sono per molte organizzazioni la soluzione a tre urgenze che si sono manifestate sempre più pressanti negli scorsi tre-cinque anni:

• la pressione interna – il desiderio di creare e di gestire i contenuti in maniera più efficiente;
• la consapevolezza che la soluzione poteva essere a portata di mano senza costi esorbitanti;
• la legislazione che, dai paesi più avanzati è andata uniformandosi nel mondo intero, ha affrontato la questione dell'accessibilità alle informazioni obbligando le organizzazioni ad adeguarsi. (da

  http://www.contentmanager.eu.com/needs.html )

    I CMS sono stati una risposta a questi bisogni e rappresentano in se stessi una soluzione a tali problemi; nel tempo si  sono evoluti  fino al punto in cui si trovano ora dove hanno raggiunto un'importanza strategica per le necessità operative delle organizzazioni, rispondono agli standard legislativi, hanno costi ragionevoli in forza alla disponibilità delle più svariate versioni disponibili, sono ormai prodotti stabili che garantiscono affidabilità nel tempo, sono facilmente sfruttabili e user-friendly.

Possono essere una soluzione alle necessità del lavoro collaborativo perché attraverso la strutturazione in gruppi degli utenti, la disponibilità di ruoli organizzati in maniera gerarchica e le possibili combinazioni a cui l'amministratore della sicurezza può ricorrere, l'elaborazione collettiva di documenti, la creazione di più versioni conseguenti dello stesso documento, il controllo sulla qualità e la sostanza dei contenuti prima della loro pubblicazione e per finire la loro eliminazione una volta diventati inutili e/o obsoleti è organizzata in maniera intuitiva e gestibile da personale senza conoscenze tecniche specifiche.
I vari documenti sono direttamente e immediatamente accessibili via browser non appena elaborati e, se le disposizioni in materia di sicurezza disposte dai responsabili del settore IT lo prevedono, con una semplice interfaccia basata sui browser sono  modificabili.
Lo stesso discorso sulla collaborazione vale al di fuori della organizzazione specifica perché se forniti degli opportuni permessi qualsiasi soggetto può ricoprire qualsiasi ruolo e a sua volta creare, modificare o rimuovere contenuti o sezioni dei siti; i CMS sono utilizzabili per gestire intranet ed extranet.

Senza un sistema di gestione dei contenuti, come accennato in precedenza, la prassi per l’ aggiornamento di un sito coinvolgeva un certo numero di persone: chi i contenuti li ideava, chi aveva il compito di trasformarli in pagine di HTML corretto e coerente con il layout del sito (uno o più web designer) e infine il web master che finalmente poteva inserire sul server le nuove informazioni.

Questo processo comporta una spesa a lungo andare non trascurabile, web designer e web master sono infatti personale specializzato con un elevato costo orario, e i contenuti una volta trasformati in codice HTML con un layout strutturato andavano comunque riproposti all’ autore iniziale per l’ approvazione definitiva che spesso si otteneva dopo più di un passaggio dando così vita a una sorta di ping pong che oltre ad ingolfare il dipartimento IT provocava spesso una pubblicazione tardiva delle informazioni.

Come risultato, le organizzazioni fallivano aggiornamenti critici dei loro siti o le informazioni non erano sincronizzate con il lancio dei prodotti rendendo il sito stesso inaccurato, inefficace e meno affidabile per i clienti.

Con l’adozione di un sistema di gestione gli utenti possono aggiornare le pagine web esistenti direttamente, oppure crearle e pubblicarle senza la mediazione del settore IT o del web master.

Un CMS offre numerosi vantaggi rispetto al metodo tradizionale di aggiornamento e pubblicazione e in particolare i seguenti:

Velocità. Gli aggiornamenti vengono creati e pubblicati nel giro di ore o giorni rispetto alle settimane o mesi che erano prima necessari. Le informazioni sui prodotti raggiungono prima i clienti consentendo una più rapida risposta alle esigenze di mercato.

Accuratezza. La pubblicazione più rapida dei contenuti sul sito significa che i visitatori hanno sempre di fronte le informazioni più fresche ed attendibili rispetto a pagine obsolete e tools inefficaci.

Controllo. La responsabilità di ciò che viene o non viene pubblicato è nelle mani dei dirigenti direttamente responsabili dei vari dipartimenti e prodotti. Le persone che “possiedono” le informazioni sono quindi gli autori delle pagine web che le conterranno e questa è la maniera migliore per fare sì che i contenuti importanti raggiungano effettivamente le pagine del sito

Convenienza. Gli utenti non dipendono più dai programmatori, come conseguenza diretta scende il costo di gestione di un sito e i programmatori possono essere impegnati in altre attività.

Consistenza. Anche se un CMS permette a molti utenti diversi dentro e fuori l’organizzazione di pubblicare direttamente sul sito, nello stesso tempo dispone anche le regole per la revisione e l’approvazione dei testi, dando la possibilità di mantenere la consistenza dei dati e la coerenza dello stile.

Facilità. Gli utenti possono creare e pubblicare nuove pagine dal loro computer, nessuna conoscenza di programmazione è richiesta e nessuna assistenza.

Risparmio di tempo. Sia che a lavorare siano o no programmatori in ogni caso è necessaria una minor quantità di tempo per svolgere gli stessi compiti di prima.

Aumento di traffico. I navigatori che vedono nel sito contenuti sempre aggiornati, torneranno sul sito più volentieri e più spesso, si fermeranno di più e soprattutto compreranno di più.

Servizio ai clienti. Con un maggior numero di persone che hanno la possibilità di pubblicare i clienti troveranno più facilmente ciò che cercano.

Semplicità. Adottare un CMS semplifica grandemente la gestione strategica di informazioni soprattutto in grosse organizzazioni che devono fare fronte ad esigenze molteplici con un consistente flusso di dati sia in entrata che in uscita, il tutto mediato da differenti livelli di sicurezza e di autorizzazioni.

Efficienza. Un più facile sfruttamento delle abilità individuali grazie alla possibilità di intervento sui contenuti grandemente generalizzata.

L'impatto che quindi, in base a questi indicatori, ha un sistema di gestione dei contenuti sull'efficacia e l'efficenza di un sito, specie se di notevoli dimensioni, può essere di stimolo ad un migliore sfruttamento delle potenzialità di internet.